Grupo
2. Integrantes:
Farm.
Daniela Chacón, Farm.
Jairo Hernández, Ing.
Richard Ramos
TSU.
Yosmarvi Araujo, Lic.
Guillermo Concepción
¿Qué
es Control Organizacional?
El
concepto de control se describe como el proceso formal que busca
influenciar la conducta de la gente que trabaja en la organización,
a propósito de intentar alcanzar los objetivos más importantes de
esta.
Los
sistemas de control requieren de algunos elementos indispensables
para orientar el trabajo humano hacia la congruencia y el
alineamiento mencionado:
Motivación
Integración
Información
Facilitación
Un
sistema efectivo de control se compone de:
El
sistema central
La
estructura organizacional
La
cultura organizacional
Sistema
Central de Control
El
sistema central de control está representado por los objetivos de la
dirección, sus valores y actitudes con respecto al control.
La
Estructura Organizacional
Representa
un conjunto de interrelaciones con sus reglas de conducta. En la
literatura se ha reconocido a la estructura organizacional como una
forma de conducta, inclusive se argumenta que en algunos casos la
dinámica de la estructura ocurre en función a las necesidades de
control de la empresa.
La
Cultura Organizacional
La
cultura organizacional agrega el sistema de valores y creencias,
supuestos y los procesos de pensamiento que caracterizan a los
miembros de la organización al sistema de control. La cultura es una
variable, puede diseñarse y desde luego es también el producto de
una decisión de la dirección o accionistas.
Tipos
de control organizacional:
-
El
control preventivo
es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte
integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razón,
se dice que el control preventivo siempre es interno. Ya que los
administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el
control preventivo esté integrado dentro de los sistemas
administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal
interno responsable de realizar dicha labor.
-
Los
controles concurrentes,
son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La
forma más conocida de este tipo de control es la supervisión
directa. Así, un supervisor observa las actividades de los
trabajadores, y puede corregir las situaciones problemáticas a
medida que aparezcan.
-
Los
controles posteriores,
son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta forma,
se determinan las causas de cualquier desviación del plan original,
y los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por
ejemplo, en las Auditorias Contables, estadística, contabilidad,
etc.
-
Fuentes
de control
-
Según
Don Hellriegel, las fuentes de control básicas son cuatro:
-
El
control de los grupos interesados,
se refiere a las presiones externas que recibe la empresa para que
modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los
sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores,
accionistas y otros; en nuestro caso particular, los alumnos o
estudiantes del CIDEC.
-
El
control organizacional
se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea preventivos
o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los
objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse
las Normas y el Reglamento del CIDEC.
-
El
control grupal
se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros
de un grupo y se mantienen mediante premios y castigos. Como por
ejemplo, retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo
representante de la sección ante la Dirección.
-
El
autocontrol individual
consiste en los mecanismos orientadores que operan en un individuo o
persona, ya sea en forma consciente o inconscientemente. La llamada
Ética Profesional constituye un punto de partida muy importante para
el autocontrol individual. Para ser un profesional exitoso es
necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades específicas
y actitudes y formas de conducta básicas. No importa cuál sea la
profesión, se espera que ejerzan el autocontrol individual en la
realización de su labor, basándose en normas éticas y morales de
su respectiva profesión.
Aporte
de ideas a los mecanismos de Control del CIDEC.
El
CIDEC es una unidad compuesta por muchas partes y personas que deben
estar sincronizadas para el logro de sus objetivos y propósitos.
Ya
se ha hecho énfasis en que las actividades y los procedimientos son
realizados por personas, y además de ejercer control sobre las
actividades, procesos y procedimientos, se requiere también ejercer
un control a las personas que los ejecutan. Pero implementar
mecanismos de control sobre las personas tampoco garantiza que los
controles funcionen a cabalidad, por lo que se hace necesario
recurrir a un elemento más que nos permita tener el control de cada
una de las actividades desarrolladas en el CIDEC y de cada persona
involucrada en el proceso interno de la organización. Y este
elemento tan esencial e imprescindible en toda empresa es el ambiente
de control.
El
ambiente de control lo que busca son unas condiciones ideales que
permitan la correcta y completa implementación de los mecanismos de
control interno. El ambiente de control ofrece un entorno ideal que
fomenta la aplicación de los mecanismos y actividades de control y
crea esa necesidad y ese compromiso de cada uno de los miembros con
el objetivo de asegurar el cumplimiento de cada uno de los objetivos
y propósitos del CIDEC. Si la parte humana está convencida de la
importancia de aplicar un control sobre los procesos que realiza y
además encuentra unas condiciones que favorecen dicha aplicación,
muy seguramente que este componente humano asumirá un papel
protagónico en el propósito de lograr que el CIDEC marche a la
perfección en todos sus aspectos.
Así
pues el proceso comienza en el momento mismo de la incorporación del
personal.
Es
por eso mismo que desde que se inicie el proceso de definir perfiles
para el cargo o puesto que se requiere, el de convocatoria, selección
e inducción, se debe tener presente que cada uno de esos pasos debe
conducir a un ambiente propicio dentro del CIDEC para el desarrollo
armónico y pleno de todas sus actividades.
Empezaremos
a desarrollar la importancia de tener claro que es lo que necesita
hacer el CIDEC, cuales son las actividades a realizar, que elementos
técnicos, de conocimiento, de destreza y habilidad se requieren para
lograr realizar las tareas necesarias con la mayor efectividad y
eficacia.
En
este proceso es muy importante tener en cuenta los valores y
principios de la persona, la parte humana del trabajador; recordemos
que no estamos hablando de la mano de obra ni de la fuerza laboral,
estamos hablando del recurso humano que es mucho más que una fuerza
física utilizada para generar riqueza. El recurso humano es ese
grupo de personas que ponen al servicio del CIDEC, sus conocimientos,
experiencias, expectativas, valores, principios y creencias. No se
puede separar la parte física del empleado de su parte interior,
emotiva y espiritual, pues el empleado en todo su conjunto y
potencial es integral.
Una
persona con principios éticos y valores es una excelente herramienta
en la aplicación de los controles y el mejoramiento del ambiente de
control, razón por la cual se hace hincapié en evaluar la parte
humana del trabajador al momento de diseñar los perfiles y en el
proceso de selección de personal.
Otro
elemento relacionado con el recurso humano que se debe tener en
cuenta y que es posterior al proceso de selección e incorporación,
es el hecho de que el CIDEC debe ofrecer al trabajador, además de la
inducción y entrenamientos iniciales, la oportunidad de capacitación
constante, que le permita al empleado estar actualizado en los nuevos
conocimientos y las nuevas técnicas en el desarrollo de las
actividades, que redundaran en un beneficio de la misma en la medida
que se logra mayor eficiencia y eficacia en las labores realizadas.
Otro
factor importante para el cumplimiento del control es la
Comunicación.
Debemos
entender que este es el medio necesario para transmitir lo que se
quiere lograr y a lo que se desea llegar, por lo cual se hace
necesario desarrollar unos excelentes canales de comunicación. Si la
comunicación falla todo puede salir mal. Cuando no hay suficiente
comunicación no se pueden transmitir con claridad las dificultades
que se presenten, por lo que no habrá un diagnóstico oportuno y
adecuado de la situación actual y será muy difícil implementar
acciones correctivas que logren redireccionar el camino hacia los
objetivos inicialmente propuestos.
De
modo tal que la estructura orgánica del CIDEC debe contemplar la
posibilidad de que los empleados puedan expresar abiertamente sus
opiniones, sugerencias e inquietudes, porque de ellas surgen las
ideas que ayudaran a que la institución se desarrolle y crezca
integralmente.
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